济档字〔2009〕2号

各县（市）区档案局、卫生局：
　　现将《济南市新型农村合作医疗档案管理办法》印发给你们，请参照执行。

济南市档案局
济南市卫生局
二○○九年一月十三日

济南市新型农村合作医疗档案管理办法

 

第一章　总则

 

　　第一条为规范新型农村合作医疗（以下简称新农合）档案工作，更好地服务社会主义新农村建设，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《济南市档案管理若干规定》等法律法规以及《山东省人民政府办公厅关于全面推开新型农村合作医疗试点工作的通知》的相关精神，结合我市实际，制定本办法。
　　第二条本办法适用于济南市各级新型农村合作医疗管理办公室（以下简称新农合经办机构）和定点医疗单位。
　　第三条本办法所称的新农合档案，是指各级新农合经办机构和定点医疗单位在开展新农合工作中形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的历史记录。
　　第四条各级新农合经办机构和定点医疗单位应将新农合档案工作纳入本单位档案综合管理体系，实行集中统一管理，确保新农合档案的齐全、完整、准确和安全，并积极提供利用，为新农合工作服务。
　　第五条　各级卫生行政部门要加强对所属新农合经办机构和定点医疗单位档案工作的规划、组织和协调；各级档案行政管理部门要加强对新农合档案工作的监督和指导。

 

第二章　档案机构、人员和职责

　

　　第六条各县（市）区新农合经办机构负责本地区新农合档案工作的业务指导和管理，并接受卫生行政部门、档案行政管理部门的监督、指导和检查。
　　第七条各级新农合经办机构和定点医疗单位要加强新农合档案工作的领导，把档案工作纳入本单位的工作计划，切实解决工作中的实际问题，在人员、经费、设施设备等方面给予保证。
　　第八条各级新农合经办机构和定点医疗单位应配备专（兼）职新农合档案管理人员，并保持相对稳定。
　　档案管理人员要忠于职守，努力学习相关专业知识。
　　第九条新农合档案管理人员应接受本单位综合档案室的业务指导和监督，并承担以下职责：（一）贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立健全档案工作各项规章制度；（二）对本单位各部门形成的新农合有关文件材料的收集、整理和归档工作进行监督指导；（三）按时向本单位综合档案室移交档案；（四）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源。
　　第十条各级新农合经办机构和定点医疗单位对在管理和开发利用新农合档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人，应给予表彰、奖励。
　　对违反档案管理法规的，由档案行政管理部门会同有关主管部门依法进行查处。

 

第三章　档案的收集、整理、归档

 

　　第十一条各级新农合经办机构和定点医疗单位应建立新农合文件材料归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，作为考核评比的内容。
　　第十二条各级新农合经办机构和定点医疗单位的相关部门在新农合工作中形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围，都应按规定定期向本单位综合档案室移交，任何部门或个人不得以任何理由据为己有。
　　新农合文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期分为30年、10年两种。其他门类档案的保管期限按国家有关规定执行。
　　第十三条各级新农合经办机构应归档的文件材料，由档案室整理的，各职能部门应于次年3月底前移交；由职能部门整理的，应于次年5月底前将整理后的文件材料进行移交。各级定点医疗单位相关文件材料的归档时间，按照本单位归档制度执行。
　　新农合工作中形成的会计、声像等其他门类的档案，其归档时间按照相关规定执行。
　　第十四条归档文件材料应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。
　　第十五条归档文件以件为单位整理。一般一份文件为一件；各类表、单与其证明材料为一件；对同一种格式（或内容）的表、单，可以一定量的单位（或个人）组合为一件。密不可分的材料为一件时，经办机构的材料在前，参合单位（或个人）提供的材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
　　归档文件按件装订。使用的装订材料应符合档案保护的要求。
　　归档文件可按“年度—问题—参合单位（或个人）”或“年度—问题”方法分类。在同一类目内按事由结合时间、重要程度进行排列。
　　归档文件应按档案分类编号方案逐件编号，加盖归档章，并按要求填写其内容。归档文件按件号顺序装盒，编制归档文件目录。盒内放置备考表，并按要求填写其内容。
　　其他档案的整理按照国家或行业有关标准执行。

 

第四章　档案的管理和利用

 

　　第十六条各级新农合经办机构和定点医疗单位应积极研究和探索新农合档案计算机管理的方法和途径，提高档案管理的现代化水平。工作中形成的电子文件，应及时进行归档管理和备份。备份载体应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实行多套备份，并采取异地保存，以确保数据的安全。
　　第十七条各级新农合经办机构和定点医疗单位，应配置专用档案库房和必要的档案保护设施，确保档案的安全；有条件的单位应配备档案工作办公用房和阅览室。
　　第十八条档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行检查，发现问题及时采取补救措施。
　　第十九条各级新农合经办机构和定点医疗单位应成立由单位领导、档案管理人员和相关业务部门负责人组成的档案鉴定工作领导小组，负责本单位新农合档案鉴定工作的组织与实施。
　　第二十条销毁档案时，应由档案鉴定领导小组提出审查意见，由档案人员编制销毁清册，经单位负责人批准后，到指定地点销毁。销毁时，应由两名工作人员监销，销毁清册存档。
　　第二十一条查询和利用新农合档案应遵守相关法律、法规和制度。在新农合档案管理和利用中如有违法行为，由档案行政管理部门会同有关主管部门依法进行查处。
　　第二十二条各级新农合经办机构和定点医疗单位应定期对新农合档案进行登记和统计，确保统计数据的准确性和完整性。
　　第五章附则
　　第二十三条本办法由济南市档案局、济南市卫生局负责解释。
　　第二十四条本办法自印发之日起施行。
　　附件：济南市新型农村合作医疗文件材料归档范围和保管期限表