中共济南市委办公厅济南市人民政府办公厅转发《市档案局、市发改委、市城乡建设委关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见》的通知
济办发〔2016〕44号
各县（市）区党委和人民政府，济南警备区，市委和市政府各部门（单位），各人民团体，各高等院校：
《市档案局、市发改委、市城乡建设委关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见》已经市委、市政府领导同志同意，现转发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
中共济南市委办公厅
济南市人民政府办公厅
2016年9月22日
市档案局市发改委市城乡建设委关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见
为进一步提高我市重点建设项目档案监管水平，加强重点建设项目档案管理，为城市建设发展提供齐全完整、真实可靠的档案依据和保障，推动“四个中心”和现代泉城建设，制定本实施意见。
一、充分认识加强重点建设项目档案行政监管工作的重要意义
重点建设项目是经济发展、城市发展、产业发展的重要载体，具有投资多、规模大、周期长、综合效益明显和工程复杂、参建单位多等特点。重点建设项目档案是项目建设和管理工作的真实记录，为项目建设、运行维护和长效管理提供重要依据，同时也为各类监管验收、稽查审计等提供不可或缺的档案凭证保障。特别是随着全市经济社会发展的不断加快和“打造四个中心，建设现代泉城”的持续推进，中央商务区、轨道交通、棚改旧改等一大批建设周期长、投资规模大、复杂程度高的重点建设项目相继启动，对加强重点建设项目档案管理特别是行政监管工作提出了更高要求。
近年来，国家和地方相关部门围绕重点建设项目档案管理出台了一系列政策规定和业务规范，对加强重点建设项目档案管理提出了明确要求。但由于监管措施不得力，工作落实不到位，一些项目建设单位和参建单位对项目档案工作不够重视，存在过分强调进度、赶工期、抢时间、重现场而轻档案管理等问题，重点建设项目档案工作长期存在档案行政监管难、项目档案收集难、竣工档案编制难、项目档案移交难等“四难”问题，档案管理不落实、档案收集不齐全、竣工档案编制不认真、档案移交不完整等问题在大部分建设项目中都或多或少的存在。甚至有些建设项目已竣工投入使用多年，但项目档案却一直留有收集整理工作的“尾巴”，给今后利用档案进行项目审计、管理、使用和维护等工作埋下了隐患，甚至有的项目档案缺失成为“终身”遗憾。这些问题应引起各级各有关部门的高度重视，在今后工作中着力加以解决。各级有关部门（单位）要坚持问题导向，加大对重点建设项目档案管理的行政监管力度，在业务上给予更多指导帮助，在行政监管上更加严格执法，确保国家和省、市关于档案管理特别是重点建设项目档案管理、行政监管各项规定落到实处。
二、落实监管责任和工作分工
（一）实施无缝监管。坚持统一领导，在市委、市政府的领导下，由市档案行政管理部门负责对全市重点建设项目档案行政监管进行统一组织协调，实施依法监督。坚持分级负责，根据行政区划，实施属地管理，市、县（市）区两级档案行政管理部门分级负责，分别把关，履行档案行政主管责任，行使依法监督权力。坚持条块结合，统筹协调档案、发改、城乡建设和项目主管部门及项目责任单位，加强合作，共同做好重点建设项目档案监管工作，实现行业主管和行政区划管理有机结合，形成重点建设项目档案行政监管全覆盖和相关部门齐抓共管的有效监管局面。
（二）落实监管责任。以项目建设单位为管理核心，以纳入合同管理为依据，以严格监管为重要手段，在档案、发改、城乡建设和项目主管部门及项目责任单位全方位参与下，实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的重点建设项目档案管理机制。市档案行政管理部门负责对全市重点建设项目档案工作的宏观管理和业务指导，在对各投融资公司检查落实档案管理责任的同时，对其承担的全市投资规模大、跨区域的重大建设项目进行直接跟踪指导和监督。各县（市）区档案行政管理部门负责本辖区内重点建设项目档案工作的跟踪监督指导，同时按照市档案行政管理部门安排部署，做好相关项目监督指导。发改、城乡建设部门根据各自职责，支持和配合档案行政管理部门加强监管工作，适时参与中间检查和档案专项验收工作，将重点项目建设与重点项目档案监管有机结合，同步推进。项目主管部门要履行好主管部门责任，加强对所属项目档案工作的监督检查，按要求督促本系统内项目单位做好档案登记、验收等工作，保证项目档案工作的顺利开展。项目责任单位要对项目档案工作负责，树立“建精品工程、创一流档案”的意识，把项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入项目领导责任制和岗位责任制，制定档案工作规章制度和业务规范，建立项目档案工作管理网络，并监督参建单位做好项目档案工作。
（三）确定监管范围。重点建设项目以市政府“年度市级重点项目计划表”确定的项目为准。同时，根据省档案局安排部署，做好部分省重点建设项目档案的行政监管指导工作。纳入重点建设项目行政监管的档案，主要包括项目提出（调研）、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、配套及设备安装运行、监理、竣工投产（使用）等全过程形成的具有保存价值、应当归档保存的各种载体的文件材料。
（四）明确监管内容。依法监管重点建设项目，要严格依据《档案法》《山东省档案条例》《济南市档案管理若干规定》《济南市城市建设档案管理规定》等法律法规有关规定，按照国家档案局、住房和城乡建设部和省、市有关建设项目档案管理的业务标准、规范要求，规范重大建设项目档案工作。监督指导项目责任单位和建设单位贯彻落实国家和省、市有关档案法律法规规章及业务标准，建立健全项目档案管理网络，按照规定标准做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，保证项目文件材料的齐全完整和规范整理，确保项目档案安全保管、有效利用和依法移交。依法做好重点建设项目档案管理登记，做好项目实施中跟踪监督指导，组织实施项目竣工档案验收。把重点建设项目档案的监管融入项目建设、运行维护、投入使用的全过程。加强档案保管利用，注重发挥档案应有作用。
三、创新监管手段，加强监督指导
（一）分解任务，及时跟进。按照项目责任单位，将重点建设项目档案监管任务分解落实到项目所在行政区划及相关部门。各级档案行政管理部门和项目主管部门，根据项目分工，及时与项目责任单位和建设单位进行对接，提前介入，及时跟进，掌握开工进度，建立工作台帐。
（二）深入项目，指导服务。在项目筹备初期，各级档案行政管理部门和项目主管部门，要及时指导项目建设单位建立档案管理机构，落实领导责任分工和档案人员，明确岗位职责，培训档案人员，制定管理制度和标准规范，配备设施设备和档案库房等，做好建设单位档案工作交底，为项目档案管理与项目建设同步推进奠定基础。
（三）认真登记，掌控动态。坚持和完善重点建设项目档案管理登记制度。根据市档案行政管理部门统一部署，由项目建设单位填报，由县（市）区档案行政管理部门和项目主管部门分别汇总后，报市档案行政管理部门进行最终汇总分析，并及时通报登记情况。
（四）创新制度，重点督导。全面实施重点建设项目档案监督书制度。由市和县（市）区档案行政管理部门根据项目档案管理登记和现场调研情况及项目投资规模、档案重要程度等要素，确定重点监督对象，向项目建设单位送达《济南市重点建设项目档案监督书》，提出项目档案管理要求，实施重点项目跟踪、重点指导服务、重点监督检查。项目建设单位收到《重点建设项目档案监督书》后，要严格按照要求做好相关工作。
（五）强化验收，确保质量。按照省档案局和省发展改革委印发的《山东省重大建设项目档案验收办法》有关规定，做好竣工档案验收工作。历下区、市中区、槐荫区、天桥区、济南高新区范围内的项目，由项目建设单位提出验收申请，由市档案行政管理部门下达《委托书》，委托相关区档案行政管理部门会同有关部门组织验收；章丘市、平阴县、济阳县、商河县、历城区、长清区范围内的项目，由项目所在县（市）区档案行政管理部门会同有关部门组织验收。重点建设项目档案验收要吸纳相关方面专家，探索建立济南市重点建设项目档案验收专家库。项目验收时，根据项目验收需要和项目特点，从专家库中有针对性地抽调相关专家参与验收工作。项目竣工验收后3个月内，项目建设单位要向项目所在地城建档案馆移交一套完整规范的纸质竣工档案，并同时进馆一套项目建设电子档案。
（六）依法监管，履职尽责。各级档案行政管理部门及项目主管部门要切实履行好行政监管职责，对重点建设项目档案管理中存在的违法违规行为要及时纠正，对无正当理由拒不纠正造成档案损失的，要依法依规追究项目责任单位和建设单位的责任。对因监管不到位造成工作损失的，要依法依规追究有关档案行政管理部门及项目主管部门的责任。
济办发〔2016〕44号
各县（市）区党委和人民政府，济南警备区，市委和市政府各部门（单位），各人民团体，各高等院校：
《市档案局、市发改委、市城乡建设委关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见》已经市委、市政府领导同志同意，现转发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
中共济南市委办公厅
济南市人民政府办公厅
2016年9月22日
市档案局市发改委市城乡建设委关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见
为进一步提高我市重点建设项目档案监管水平，加强重点建设项目档案管理，为城市建设发展提供齐全完整、真实可靠的档案依据和保障，推动“四个中心”和现代泉城建设，制定本实施意见。
一、充分认识加强重点建设项目档案行政监管工作的重要意义
重点建设项目是经济发展、城市发展、产业发展的重要载体，具有投资多、规模大、周期长、综合效益明显和工程复杂、参建单位多等特点。重点建设项目档案是项目建设和管理工作的真实记录，为项目建设、运行维护和长效管理提供重要依据，同时也为各类监管验收、稽查审计等提供不可或缺的档案凭证保障。特别是随着全市经济社会发展的不断加快和“打造四个中心，建设现代泉城”的持续推进，中央商务区、轨道交通、棚改旧改等一大批建设周期长、投资规模大、复杂程度高的重点建设项目相继启动，对加强重点建设项目档案管理特别是行政监管工作提出了更高要求。
近年来，国家和地方相关部门围绕重点建设项目档案管理出台了一系列政策规定和业务规范，对加强重点建设项目档案管理提出了明确要求。但由于监管措施不得力，工作落实不到位，一些项目建设单位和参建单位对项目档案工作不够重视，存在过分强调进度、赶工期、抢时间、重现场而轻档案管理等问题，重点建设项目档案工作长期存在档案行政监管难、项目档案收集难、竣工档案编制难、项目档案移交难等“四难”问题，档案管理不落实、档案收集不齐全、竣工档案编制不认真、档案移交不完整等问题在大部分建设项目中都或多或少的存在。甚至有些建设项目已竣工投入使用多年，但项目档案却一直留有收集整理工作的“尾巴”，给今后利用档案进行项目审计、管理、使用和维护等工作埋下了隐患，甚至有的项目档案缺失成为“终身”遗憾。这些问题应引起各级各有关部门的高度重视，在今后工作中着力加以解决。各级有关部门（单位）要坚持问题导向，加大对重点建设项目档案管理的行政监管力度，在业务上给予更多指导帮助，在行政监管上更加严格执法，确保国家和省、市关于档案管理特别是重点建设项目档案管理、行政监管各项规定落到实处。
二、落实监管责任和工作分工
（一）实施无缝监管。坚持统一领导，在市委、市政府的领导下，由市档案行政管理部门负责对全市重点建设项目档案行政监管进行统一组织协调，实施依法监督。坚持分级负责，根据行政区划，实施属地管理，市、县（市）区两级档案行政管理部门分级负责，分别把关，履行档案行政主管责任，行使依法监督权力。坚持条块结合，统筹协调档案、发改、城乡建设和项目主管部门及项目责任单位，加强合作，共同做好重点建设项目档案监管工作，实现行业主管和行政区划管理有机结合，形成重点建设项目档案行政监管全覆盖和相关部门齐抓共管的有效监管局面。
（二）落实监管责任。以项目建设单位为管理核心，以纳入合同管理为依据，以严格监管为重要手段，在档案、发改、城乡建设和项目主管部门及项目责任单位全方位参与下，实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的重点建设项目档案管理机制。市档案行政管理部门负责对全市重点建设项目档案工作的宏观管理和业务指导，在对各投融资公司检查落实档案管理责任的同时，对其承担的全市投资规模大、跨区域的重大建设项目进行直接跟踪指导和监督。各县（市）区档案行政管理部门负责本辖区内重点建设项目档案工作的跟踪监督指导，同时按照市档案行政管理部门安排部署，做好相关项目监督指导。发改、城乡建设部门根据各自职责，支持和配合档案行政管理部门加强监管工作，适时参与中间检查和档案专项验收工作，将重点项目建设与重点项目档案监管有机结合，同步推进。项目主管部门要履行好主管部门责任，加强对所属项目档案工作的监督检查，按要求督促本系统内项目单位做好档案登记、验收等工作，保证项目档案工作的顺利开展。项目责任单位要对项目档案工作负责，树立“建精品工程、创一流档案”的意识，把项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入项目领导责任制和岗位责任制，制定档案工作规章制度和业务规范，建立项目档案工作管理网络，并监督参建单位做好项目档案工作。
（三）确定监管范围。重点建设项目以市政府“年度市级重点项目计划表”确定的项目为准。同时，根据省档案局安排部署，做好部分省重点建设项目档案的行政监管指导工作。纳入重点建设项目行政监管的档案，主要包括项目提出（调研）、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、配套及设备安装运行、监理、竣工投产（使用）等全过程形成的具有保存价值、应当归档保存的各种载体的文件材料。
（四）明确监管内容。依法监管重点建设项目，要严格依据《档案法》《山东省档案条例》《济南市档案管理若干规定》《济南市城市建设档案管理规定》等法律法规有关规定，按照国家档案局、住房和城乡建设部和省、市有关建设项目档案管理的业务标准、规范要求，规范重大建设项目档案工作。监督指导项目责任单位和建设单位贯彻落实国家和省、市有关档案法律法规规章及业务标准，建立健全项目档案管理网络，按照规定标准做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，保证项目文件材料的齐全完整和规范整理，确保项目档案安全保管、有效利用和依法移交。依法做好重点建设项目档案管理登记，做好项目实施中跟踪监督指导，组织实施项目竣工档案验收。把重点建设项目档案的监管融入项目建设、运行维护、投入使用的全过程。加强档案保管利用，注重发挥档案应有作用。
三、创新监管手段，加强监督指导
（一）分解任务，及时跟进。按照项目责任单位，将重点建设项目档案监管任务分解落实到项目所在行政区划及相关部门。各级档案行政管理部门和项目主管部门，根据项目分工，及时与项目责任单位和建设单位进行对接，提前介入，及时跟进，掌握开工进度，建立工作台帐。
（二）深入项目，指导服务。在项目筹备初期，各级档案行政管理部门和项目主管部门，要及时指导项目建设单位建立档案管理机构，落实领导责任分工和档案人员，明确岗位职责，培训档案人员，制定管理制度和标准规范，配备设施设备和档案库房等，做好建设单位档案工作交底，为项目档案管理与项目建设同步推进奠定基础。
（三）认真登记，掌控动态。坚持和完善重点建设项目档案管理登记制度。根据市档案行政管理部门统一部署，由项目建设单位填报，由县（市）区档案行政管理部门和项目主管部门分别汇总后，报市档案行政管理部门进行最终汇总分析，并及时通报登记情况。
（四）创新制度，重点督导。全面实施重点建设项目档案监督书制度。由市和县（市）区档案行政管理部门根据项目档案管理登记和现场调研情况及项目投资规模、档案重要程度等要素，确定重点监督对象，向项目建设单位送达《济南市重点建设项目档案监督书》，提出项目档案管理要求，实施重点项目跟踪、重点指导服务、重点监督检查。项目建设单位收到《重点建设项目档案监督书》后，要严格按照要求做好相关工作。
（五）强化验收，确保质量。按照省档案局和省发展改革委印发的《山东省重大建设项目档案验收办法》有关规定，做好竣工档案验收工作。历下区、市中区、槐荫区、天桥区、济南高新区范围内的项目，由项目建设单位提出验收申请，由市档案行政管理部门下达《委托书》，委托相关区档案行政管理部门会同有关部门组织验收；章丘市、平阴县、济阳县、商河县、历城区、长清区范围内的项目，由项目所在县（市）区档案行政管理部门会同有关部门组织验收。重点建设项目档案验收要吸纳相关方面专家，探索建立济南市重点建设项目档案验收专家库。项目验收时，根据项目验收需要和项目特点，从专家库中有针对性地抽调相关专家参与验收工作。项目竣工验收后3个月内，项目建设单位要向项目所在地城建档案馆移交一套完整规范的纸质竣工档案，并同时进馆一套项目建设电子档案。
（六）依法监管，履职尽责。各级档案行政管理部门及项目主管部门要切实履行好行政监管职责，对重点建设项目档案管理中存在的违法违规行为要及时纠正，对无正当理由拒不纠正造成档案损失的，要依法依规追究项目责任单位和建设单位的责任。对因监管不到位造成工作损失的，要依法依规追究有关档案行政管理部门及项目主管部门的责任。