济办发〔2015〕15号

各县(市)区党委和人民政府,济南警备区,市委和市政府各部门(单位),各人民团体,各高等院校:

《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》已经市委、市政府领导同志同意,现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

中共济南市委办公厅

济南市人民政府办公厅

2015年6月27日

关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见

为认真贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)和省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发〔2014〕40号)精神,进一步推动全市档案事业科学发展,现就加强和改进新形势下档案工作提出如下实施意见。

一、充分认识做好新形势下档案工作的重要性

档案是党和国家各项工作以及人民群众各方面情况的真实记录,档案工作是党和国家各项工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作对于促进经济社会发展、维护社会和谐稳定、保障人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平具有重要意义。当前,档案工作涉及的领域、内容和需求发生了很大变化,档案工作法治化、社会化、信息化、专业化转型进入了关键时期。近年来,全市档案工作在服务党委政府工作大局、经济社会发展和民生需求等方面发挥了积极作用。但面对新形势新任务新要求,全市档案工作还存在一些亟待加强和改进的地方,主要表现为:档案意识不够强,档案工作发展不平衡,档案工作投入保障不足,档案馆库等基础设施建设薄弱滞后,依法治档的意识和能力不强,档案干部队伍人才结构、整体素质有待调整和提高等。各级党政机关、企事业单位、社会组织要从对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度出发,充分认识加强和改进新形势下档案工作的重要性和紧迫性,切实增强做好档案工作的责任感和使命感,加强领导,精心组织,理顺体制,强化保障,推动档案工作改革创新,为全市经济社会发展作出新的更大贡献。

二、建立完善档案工作体制机制

(一)坚持统一领导、分级管理原则。坚持党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。市和县(市)区档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并负责监督指导本行政区域党政机关、社会团体、企事业单位和其他机构的档案工作。市和县(市)区国家综合档案馆负责集中管理和提供利用本行政区域内对国家和社会具有保存价值的档案。各级党委、政府成立专项工作机构或协调机构时,根据工作需要吸收档案部门参加,确保建立档案工作与开展专项工作同步进行。各级党政机关、企事业单位、社会组织,要全面加强档案管理工作,将档案工作渗透、贯彻于各项事业发展的全过程。各行业主管部门要加强对所属企事业单位档案工作的监管。各级开发区档案管理机构要加强对园区部门和单位档案工作的监督指导。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要指定专人负责档案工作,确保建档无盲区、存档有场所、管档有专人。

(二)提高档案行政管理部门依法履职能力。积极运用法治思维和法治方式管理档案事务。严格按照《档案法》《山东省档案条例》《济南市档案管理若干规定》等法律法规和有关规定依法管理档案事业。结合我市经济社会发展实际,及时修订完善地方性档案法规规章。各级党委、政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能创造条件,明确执法主体资格,配齐配强档案执法人员,支持档案行政管理部门依法管理监督本行政区域内机关、单位的档案事务,严肃查处各类档案违法案件。依据《档案管理违法违纪行为处分规定》,档案行政管理、监察、人力资源社会保障等部门要建立协调工作机制,加强对各类档案违法违纪行为查处工作的协同配合。建立健全档案行政执法与刑事司法衔接机制,加大对档案违法犯罪活动的打击力度。

(三)建立覆盖全社会的档案工作大格局。树立“大档案”理念,推动档案工作“横向到边、纵向到底”,不留空白。各级党政机关、企事业单位和社会组织,都要明确档案工作机构、明确档案保管场所、明确档案管理专人,确保做好文件材料收集归档和档案管理利用工作。在党政机关办公地点集中的地方,逐步建立机关文档管理中心,实施集约化管理。档案资源多且利用频繁的涉民部门应依法建立专业性的档案中心(馆)。加强国有企业档案工作,支持和引导非公企业做好档案工作,推动新领域、新机构、新型社会组织普遍实现规范化建档、保管和利用。鼓励、支持各类开发园区、功能板块及相关大中型企业,在档案达到一定数量后,根据发展需要建立特色档案馆或档案管理中心。到2020年,基本实现市和县(市)区级机关、乡镇(街道)、村(社区)、重点企事业单位档案管理规范化。引导、支持有条件的家庭建立家庭档案。规范、支持档案中介机构、专业机构等参与档案事务服务。

三、积极推进档案基础设施和信息化建设

(一)全面推进档案馆基础设施建设。各级党委、政府是本级国家综合档案馆的建设主体,要将档案馆建设纳入本地区经济和社会发展规划,纳入公益性基础设施建设项目,加大财政保障力度,到2020年,全面消除“不达标馆”、“危房馆”。市档案馆力争尽快启动面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的新馆。县(市)区新建档案馆面积原则上不低于6000平方米,其中库房、技术用房面积总和不应低于总面积的60%,利用服务、宣传教育用房面积总和不应低于总面积的20%。鼓励有条件的乡镇(街道)建设档案馆,探索实行村(社区)档案由乡镇(街道)管理的新模式。

(二)加快推进档案信息化建设。各级党委、政府要高度重视档案信息化工作,依托全市政务云计算中心和大数据创新平台开展有关建设。要将档案信息化纳入本地区信息化建设、电子政务和智慧城市建设整体规划,强化档案部门对电子文件形成和归档的全程监督指导。加强云计算、大数据、物联网等新兴技术在档案管理中的应用,有效整合利用全市档案信息资源,建设服务“智慧泉城”的智慧档案。按照“存量数字化、增量电子化、服务网络化”的要求,加快推进数字档案馆(室)建设。到2020年,各级国家综合档案馆要建成符合国家标准的数字档案馆。各级党政机关、国有企事业单位要加快推进电子文件归档管理工作,建立健全电子文件归档管理、电子档案移交等体制机制,到2020年,基本建成数字档案室。

四、努力构建广领域全覆盖的档案资源体系

(一)依法加强对档案资源收集的监管。严格执行文件材料归档制度,未经档案部门批准,任何单位不得擅自决定档案的归属与流向,不得拒绝移交应当进馆的档案。进一步落实完善档案部门参与重点工作、重大活动、重大项目的工作机制,加强对重点建设项目档案的跟踪指导和竣工验收,确保有关档案齐全完整和有序管理。加强对新领域、新专业、新机构、新社会组织档案工作的监督指导,及时制定或修订文件材料归档范围和保管期限表,做到应交尽交、应归尽归、应收尽收。

(二)科学整合监管档案资源。打破部门和条块分割,建立以档案行政管理部门为主导、行业主管部门密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构。强化机构改革、区划调整、企业改制等过程中档案的流向管理,各行业主管部门应会同档案部门及时规范档案流向,妥善处置档案资料,严防档案资源流失。破产企业的档案处置应按规定列入破产程序。各专业档案馆要接受同级档案行政管理部门的监督指导。探索建立社会散存档案信息登记备案制度。

(三)加大档案资源征集力度。深入实施城市记忆工程、乡村记忆工程和企业记忆工程,加大对重要人物、民风民俗、非物质文化遗产、重要历史事件等地方特色档案和音像、实物、口述等多种载体档案的征集力度。积极开展涉及群众切身利益的民生档案的收集征集工作,建立覆盖人民群众的档案资源体系。积极开展境外珍贵历史档案资料征集工作。支持社会组织、个人收藏有价值的档案,鼓励向档案馆捐赠档案。

五、不断打造满足社会各方需求的档案利用体系

(一)提高档案利用服务水平。围绕社会各界和人民群众的需要,不断提升档案公共服务能力。以电子政务为依托,拓展延伸数字档案馆信息共享功能,建立完善服务网络,2017年底前,将全市民生档案共享服务拓展到所有乡镇(街道)、涉民部门和有条件的村(社区),建成档案利用“一公里服务圈”。各级各类档案馆要设立相对独立、标识统一、制度完善、管理规范、基本设施齐全、服务环境温馨、群众满意度高的文档查阅场所,创新服务方式,拓展服务渠道,不断提高服务质量和水平。积极开展档案鉴定划控工作,依法及时开放应开放的档案。

(二)加大档案资源开发力度。加强对档案资源的深度开发,为各级党委、政府决策提供深层次、高质量的档案信息产品,更好地为我市经济社会发展服务。积极推进档案文化精品建设,通过出版档案编研成果、举办档案史料展览等多种形式,打造具有泉城地方特色、群众喜闻乐见的档案文化精品,进一步满足公众对档案信息的利用需求。

(三)增强档案文化宣教功能。充分利用档案资源,积极建设爱国主义教育基地和中小学社会教育实践基地,紧扣社会热点问题、重大活动及历史纪念日等,开展相关宣传教育活动,使各级各类档案馆成为党员干部、青少年和社会各界接受教育的重要基地和地方历史文化的展示场所。

六、继续完善确保万无一失的档案安全体系

(一)切实改善档案安全保管条件。各级各部门各单位要把“安全第一”作为档案工作的生命线,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全保障体系。严格按照有关规范和标准建设、改造档案库房,积极采用各种现代化设施设备,不断改善档案保管保护条件。强化馆(室)藏档案安全保护,对重要档案实行异地异质备份管理,积极开展档案修复抢救及技术保护工作,确保档案安全。建立档案信息管理安全保密防护体系,推进档案信息系统安全登记保护和分级保护工作,逐步实现全市档案信息管理系统安全等级保护认定。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,强化对档案开放利用和档案数字化加工过程中的安全保密管控,确保档案信息安全。

(二)建立完善档案安全应急管理制度。各级各部门各单位要把档案馆(室)列入重点安全保护范围和消防安全重点单位,建立档案安全风险评估机制和档案安全应急管理制度,完善档案安全责任制。建立档案安全应急协调机制,制定应急预案,确保档案安全受到危害时,档案能够得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。定期开展档案安全专项检查和档案安全应急演练,提高人员安全素质,增强人员应急反应能力,最大限度保障档案安全。

(三)加大安全保密执法检查力度。各级档案行政管理部门要认真落实档案安全风险告知制度,加大档案安全执法力度,会同有关部门,不定期开展档案安全保密执法检查,及时发现安全隐患,及时督促整改。各级各类档案馆(室)要经常开展档案安全保密自查,及时发现和排除隐患,堵塞安全漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。对发生档案安全事故的,要依法依纪追究有关领导和责任人的责任。

七、切实加强对档案工作的支持保障

(一)加强对档案工作的组织领导。各级党委、政府要高度重视档案工作,切实把档案工作纳入当地经济社会发展规划,纳入本地区本部门本单位事业发展规划和年度工作计划,定期听取档案部门工作汇报,及时研究并协调解决档案工作中遇到的重大问题。

(二)加大对档案事业的投入。完善档案事业投入机制,按照每卷档案每年不低于3元的标准核定档案维护费用。同时,按照财政预算管理等有关规定,将档案资料征集、重点档案抢救和保护、现代化管理、保管利用、安全保密、陈列展览、编纂研究、档案科研、设备购置维护、宣传教育及档案信息化建设等方面的经费列入同级财政预算。

(三)强化档案干部队伍建设。各县(市)区党委、政府要加强档案部门领导班子建设,改善领导班子专业结构。各级各部门各单位要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用整体规划统筹安排,为档案干部学习培训、选拔任用等创造条件。加强基层档案干部队伍建设,配备与档案工作任务相适应的档案人员并保持相对稳定,乡镇(街道)至少要配备1名专职人员负责档案工作。从事档案工作的人员应参加岗位专业知识培训和继续教育培训。优化档案干部队伍结构,根据档案馆功能拓展、馆藏数量增长情况及档案信息化建设需求,及时增配专业技术人员,引进和培养档案专业人才。

(四)营造档案事业发展良好环境。将档案法律法规宣传教育纳入普法教育整体规划,将档案法律法规政策和档案管理理论纳入各级党校、行政学院教学内容,努力提高各级领导干部和机关工作人员的档案意识。充分运用各类新闻媒体特别是新媒体,广泛深入地开展内容丰富、形式多样的档案宣传活动,普及档案知识,传播档案文化,提升社会档案意识,形成关心支持档案工作的良好氛围。扩大档案工作对外交流交往,积极参与境内外档案工作交流与档案学术交流活动。支持档案部门加强与有关部门、高校、科研院所的交流合作,拓宽档案工作视野,提升档案工作社会影响力,促进档案工作更好地服务我市经济社会发展大局。

(2015年6月27日印发)