各县（市）区、高新区档案局（馆）：

为认真贯彻落实国家档案局、农业部、民政部《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》和市委、市政府“两办”关于转发《市档案局、农业局、民政局〈关于加强全市社会主义新农村建设档案工作的实施意见〉的通知》（济厅字〔2012〕30号）精神，进一步规范全市行政村档案管理工作，为我市社会主义新农村经济社会发展服好务，结合我市行政村档案工作实际，研究制定了《济南市行政村档案管理细则》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

济南市档案局

 二○一二年八月六日

济南市行政村档案管理细则

第一章  总  则

第一条　为进一步巩固、提升行政村档案管理工作水平，更好地为社会主义新农村建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和《济南市行政村档案管理办法》等有关法律、法规，结合我市行政村档案工作实际，制定本实施细则。

第二条　本细则适用于济南市行政区域内行政村的档案管理工作。

第三条  本细则所称行政村档案，是指各行政村在其政治、经济、科学技术、文化教育及村民自治管理等活动中直接形成的对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式、不同载体的真实记录。

第四条  市档案行政管理部门负责全市行政村档案工作的规划、监督和指导。县（市）区档案行政管理部门及乡镇人民政府（街道办事处）档案管理部门具体负责对所辖区域内行政村档案工作的监督和指导。

第五条　各行政村党组织及村委会必须重视档案工作，明确分管领导，将档案工作纳入本村发展规划，为档案工作提供人、财、物等必要条件，保障档案工作正常开展。

第二章    档案机构、人员、职责

第六条  行政村档案要坚持集中统一管理的原则，建立村各类档案综合管理的档案室，配备专（兼）职档案管理人员，并保持相对稳定，负责本村各门类档案的收集、整理、归档、管理、利用工作。

第七条  档案人员要忠于职守，遵守法律，接受培训，持证上岗。

第八条  各行政村应建立健全档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用、保密等规章制度，确保档案的完整与安全保管。

第九条  市、县（市）区档案行政管理部门、乡镇人民政府应当对有以下行为的行政村和个人给予表彰和奖励：

（一）对档案的收集、整理、管理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对重要或珍贵的档案资料捐赠给国家或集体的；

（四）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三章    档案的收集、整理、归档

第十条  各行政村应根据本细则，结合本村档案实际制定档案分类方案，确定归档范围、保管期限，搞好文件材料的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用工作。

第十一条  行政村档案的门类主要包括文书档案、会计档案、科技档案（含科学研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、产品档案）、声像档案、电子档案、实物档案、村民档案等。

第十二条  行政村文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。其它门类档案的保管期限按国家有关规定执行。

每个行政村为一个立档单位，所形成的档案为一个全宗。全宗名称由乡镇和行政村名组成。

村办企业能构成立档单位的，其档案可以独立构成全宗，自行管理；不能构成立档单位的，由行政村档案室集中统一管理。

第十三条  行政村各类档案按下列规定进行整理：

为保证文件材料整理质量和提高规范化程度，应采取乡镇统一组织，每年统一时间、地点集中立卷的形式。整理参照标准是：

（一）文书档案按照《济南市机关归档文件整理方法》进行整理；

（二）科学研究档案按课题整理，基本建设档案按工程项目整理，产品、设备仪器档案按型号整理；

（三）会计档案按“年度——类别——保管期限”整理，类别分：财务报表、账簿、凭证和其他类；

（四）村民档案按户为单位，一人一表或一册，一户一袋或一盒进行整理；

（五）声像档案按“载体——年度——问题”进行整理。载体分：照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等；

（六）实物档案按照按载体形式分别整理。其中荣誉档案分奖状、奖旗、奖杯、奖牌、证书等。

第十四条　行政村文件材料归档参考范围（见附件）。凡列入归档范围的各类文件材料应按规定向村档案室移交归档，任何部门和个人不得据为己有。

第十五条　村级文件材料的归档时间：

（一）文书档案文件材料于次年3月底前整理归档；

（二）会计档案文件材料由会计人员在会计年度终了后整理立卷并自行保管1年（出纳人员不得兼管会计档案），第二年3月底前向村档案室移交归档；

（三）基本建设文件材料在项目竣工后3个月内，由工程主管人员向村档案室移交归档；

（四）声像档案一般在形成后一个月内向村档案室移交归档；

（五）其他门类和载体的文件材料，按县（市）区级档案行政管理部门有关规定向村档案室移交归档。

第四章    档案的保管和利用

第十六条  具备条件的行政村档案室要有确保档案安全的库房，配备档案专用橱柜，采取必要的档案安全防护措施，达到防火、防盗、防霉、防虫、防潮等基本要求，并逐步实现档案办公、档案库房、档案利用“三室”分开。

第十七条  如果行政村不具备档案安全保管的条件，无法保证档案的安全保管，可由乡镇档案室（馆）代存代管。

第十八条　条件好的行政村可利用室藏档案，建立村荣誉室，为开展爱国主义、革命传统、村史等教育活动提供阵地。

第十九条  行政村档案室应编制方便档案利用的检索工具，积极开发利用档案信息资源。为方便管理利用，有条件的村要配备计算机、扫描仪、刻录机等设施设备。

第二十条　行政村应按照本细则和行政村档案保管期限规定，制定档案鉴定、销毁制度。对经鉴定欲销毁的档案应编制鉴定、销毁清册，须经本县（市）区档案行政管理部门批准，由两名以上人员监销。

第二十一条  行政村和村民个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管，不得非法买卖。

第二十二条  行政村形成的各门类档案，归行政村所有；村民个人依法继承或取得的档案资料，归个人所有，均受法律保护。

第二十三条　鼓励村民将个人所有的各种史志、圣旨、诏书、嘉奖令、家史、家（族）谱及国家领导人、著名人物的手迹、手稿、信札、日记、照片等档案资料，向有关档案馆、室捐赠或寄存。

捐赠或寄存者可优先无偿利用其捐赠和寄存的档案资料。

其他单位和个人利用村民个人寄存的档案资料，须经寄存者同意。

第二十四条  行政村调整、合并、撤销时，应将档案移交有关村、乡镇人民政府或县（市）区档案行政管理部门，办理交接手续，防止档案遗失。

第二十五条  在农业生产中属于保密和控制使用的新工艺、新材料、名优特产品生产配方、优良品种等档案应按照国家有关保密法律、法规进行管理，档案管理人员不得擅自提供和泄漏其内容。

第二十六条  违反本细则，有下列行为之一的由县级以上档案行政管理部门、人民政府根据情节轻重，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失或擅自销毁对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制属于保密档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）将行政村应当归档的文件材料据为己有，拒绝归档的；

（五）档案管理人员因管理不善、玩忽职守造成档案损失的。

（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第五章    附   则

第二十七条  本细则由济南市档案局负责解释。

第二十八条  本实施细则自发布之日起试行。

附件：济南市行政村文件材料归档范围及保管期限（参考）

附件

济南市行政村文件材料归档范围及保管期限（参考）

凡是村党组织建设、村民自治、村级事务管理、经济和文化及所属企事业单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存。

一、本村全面性工作的计划、总结、报告、决定、通知等文件材料                                             永久

二、上级领导人来本村视察、检查工作中形成的讲话、批示、题词等文件材料

重要的                                        永久

一般的                                        30年

三、上级有关会议针对本村的通知、名册、决定、讲话及典型经验等文件材料                         

重要的                                        永久

一般的                                        30年

四、上级针对本村和本村关于换届选举、机构设置、启用印章、干部任免的通知、批复决定及党员、干部、教师、职工名单等文件材料                                        永久

五、本村党（总）支部、村委会、妇委会、共青团、民兵会议、生活会记录、纪要、决定及村民代表会选举等文件材料      永久

六、本村村民、村民委员会及其他组织的情况登记表、工作计划、总结、报告、会议记录等文件材料      

重要的                                         永久

一般的                                         30年

七、上级针对本村和本村关于劳动工资、劳保福利、抚恤救灾、养老保险、退职退休工作通知、批复及存根等文件材料                                           永久

八、上级针对本村和本村关于党员、干部教育培养、违纪处理、廉政建设的规定、决定、意见、通知等文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         30年

九、上级针对本村和本村关于思想政治工作、宣传、学校、幼儿园、养老院、医疗卫生、妇幼保健、计划生育及文化建设方面的意见、规定、合同、协议、通知等文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         30年

十、本村在社会治安、综合治理、民政司法、文教卫生、婚姻、民事调解及来信来访等活动中形成的文件材料 

重要的                                         永久

一般的                                         30年

十一、本村区划、村名、街名、历史沿革、村史、大事记、家谱、家史、著名人物手稿、日记等文件材料           永久

十二、本村在经济发展和建设规划及实施中形成的文件材料                                          

重要的                                         永久

一般的                                         30年

十三、本村各个历史时期形成的土地房产证存根、林权证存根、宅基地使用权证书和登记表、各类承包登记簿、合同书、户口登记簿、劳动积累登记卡及各种专业户、科技示范户等文件材料                                                 永久

十四、本村制定的各项规章制度、章程、条例及村规民约等文件材料                                  

重要的                                         永久

一般的                                         30年

十五、本村关于重大行政事务及文书、档案保密工作的意见、办法、规定、通知等文件材料              

重要的                                         30年

一般的                                         10年

十六、反映本村重要活动事件的剪报及报刊登载本村的相关报道等文件材料                                     永久

十七、本村在农业、林业、牧副渔业、防汛、抗洪救灾、土地、山林、水资源管理、农机、农经、农商、多种经营、科技兴农工作的意见、讲话、通知等文件材料        

重要的                                         30年

一般的                                         10年

十八、村办企业形成的重要文件材料          

重要的                                         永久

一般的                                         30年

十九、本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动中形成的文件材料                        

重要的                                         永久

一般的                                         30年

二十、本村在财务管理中形成的会计账簿、报表、凭证等文件材料

年度报表（决算）                               永久

会计账簿                                       25年

会计凭证                                       15年

二十一、本村关于税收工作及各种年度统计登记表册等文件材料                                               永久

二十二、本村关于村民收益分配工作的意见、规定、通知及表册等文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         30年

二十三、本村关于人口与普查、健康普查、户口登记工作的报告、意见、通知及统计、登记报表、名册等文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         30年

二十四、本村在企业管理、安全生产、电力交通、环保、矿产资源管理、计量及产品质量管理活动中形成的文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         10年

二十五、上级针对本村和本村在基本建设项目建设、产品设备仪器的购进等方面形成的文件材料、报告、图纸、批复、合同、协议、方案、说明、总结等文件材料

重要的                                         永久

一般的                                         30年

二十六、本村每年获得的县级以上各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖品等                               永久

二十七、其他具有保存价值的文件材料视具体情况而定。